Categoria: Word

No número anterior desta rúbrica, referi uma das várias possíveis técnicas para aumentar o desempenho do Word em documentos longos, utilizando para isso a compressão das imagens, neste número vou mostrar outra técnica, que é a ocultação das imagens do documento.

Para tirar partido desta funcionalidade, siga os seguintes passos:

1. Considere a seguinte imagem de um documento:

2. Vá ao menu “File” ou “Ficheiro” em português e dê um clique em “Options” ou “Opções”:

3. De seguida, no lado esquerdo selecione Avançadas (Advanced) e no lado direito marque a opção “Show Picture Placeholders” (Mostrar marcadores de posição nas imagens) que se encontra na secção “Show Document Content” (Mostrar Conteúdo do Documento)

4. No fim, terá um resultado semelhante a este:

Note que as imagens não foram eliminadas, elas continuam lá.

Espero que tenha ajudado a aumentar o desempenho, dúvidas, questões ou sugestões, agradeço que utilizem os comentários.

Por vezes, quando estamos a editar ficheiros muito grandes, começa a existir uma degradação significativa no desempenho do Word, notando-se principalmente nos autosaves (Guardar Automaticamente) um “soluço” na aplicação.

Uma das principais responsáveis por este “fenómeno” são as fotografias que tiramos com a máquina fotográfica com tamanhos significativamente grandes e por vezes inserimos nos documentos, aumentando significativamente o tamanho do mesmo, pois uma foto tirada num smartphone dado o seu número de megapixeis pode chegar a pesar cerca de 3 MB ou muito mais.

O Microsoft Word possui uma funcionalidade que permite reduzir estas imagens através da compressão ou da remoção das partes retiradas (crop). Para tirar partido desta funcionalidade, devemos seguir as seguintes instruções:

1. Dar um clique numa imagem, e no separador que se abre (Ferramentas de Imagens ou Picture Tools), clicar em “Compress Pictures”:

2. Surge então uma caixa com várias opções

Ou na versão portuguesa

Como podemos ver, através da visualização das figuras anteriores, em opções de compressão temos 2 opções, uma que permite aplicar a compressão apenas a esta imagem, assinale se for este caso, no entanto se pretender aplicar a compressão a todas as imagens do documento, desmarque-a.

Se utilizou recortes (crop) nas imagens e não desejarmos manter as áreas recortadas então assinale também a segunda opção, por vezes poderá ter uma compressão significativa.

Em destino, podemos ver quatro opções, pessoalmente penso que a segunda (Ecrã) seja suficiente para a maioria dos documentos e efetua uma grande redução no tamanho do documento caso tenha muitas imagens, poderá também usar a correio eletrónico caso deseje enviar o documento por este meio, útil caso queiramos pedir feedback do mesmo e a caixa de correio do destinatário ter limites,  no entanto e apesar da grande compressão não recomendo normalmente se for um documento formal.

Espero que tenha sido útil.

Por vezes, quando escrevemos num texto uma palavra pouco usual, pretendemos também dizer qual o seu significado. Por isso existe uma funcionalidade no Word que são as notas de rodapé, em Inglês são mais conhecidas por “Endnotes” e “Footnotes”.

Para introduzir uma nova nota de rodapé (footnote), devemos posicionar o cursor a seguir à palavra que queremos introduzir a nota, e depois ir à ribbon e em “References” clicar em “Insert Footnote”:

Após ter clicado no local indicado, irá aparecer a seguir à palavra onde tinha o cursor do word, um número identificativo e em baixo, poderá adicionar uma descrição ao mesmo:

Simples não é?

Alternativamente, caso pretenda adicionar uma Endnote, cuja diferença das Footnotes é que em vez de aparecerem no rodapé da página, aparecem no fim do documento, basta então clicar em Endnote:

O procedimento seguinte é bastante semelhante ao das footnotes.

Como sempre, dúvidas ou sugestões, utilizem a caixa de comentários, obrigado!

Ativar o dicionário do novo acordo ortográfico no Word 2010, é uma tarefa bastante simples, basta que siga os seguintes passos:

1) Clicar no menu “File” (ficheiro em português) e de seguida ir a “Options” (Opções):

2) Na janela das opções, devemos dar um clique em “Proofing” (verificação em português) e em “European Portuguese Mode” (modos de português de Portugal), selecionar “Post – Reform” (Pós- acordo)

Está feito, a partir de agora o Word irá fazer as correções de acordo com o novo acordo ortográfico.

Por vezes, queremos inserir uma linha horizontal no documento. Apesar de ser uma tarefa fácil, muita gente, prime repetidamente a tecla – ou _ até chegar ao fim da linha, o que não é uma boa prática.

Existem várias formas de inserir corretamente uma linha horizontal no documento, todas elas premindo o mesmo carater 3 vezes e de seguida premindo a tecla Enter ou Return, na figura abaixo podemos ver alguns exemplos de linhas, premindo o carater indicado acima da mesma 3 vezes seguido de Enter ou Return:

Dúvidas, questões ou sugestões, agradecia que utilizassem os comentarios, obrigado!

Agora de regresso às quartas-feiras, eis a quinta edição da rúbrica Dicas Word:

Por vezes, existe a necessidade de escrever num cabeçalho e/ou rodapé uma palavra no lado esquerdo do mesmo e outra no lado direito. Uma das soluções mais comuns é usar a péssima prática de premir a tecla espaço ou tab até chegar ao outro lado e escrever a palavra desejada, no entanto esta é uma má prática, que pode originar problemas, sendo um dos principais quando se insere uma página em “landscape” (horizontal) num documento “portrait” (vertical), em que as palavras não irão aparecer nas posições desejadas.

Para explicar a resolução do problema, irei recorrer a um exemplo, imagine que pretendemos escrever no lado esquerdo do rodapé a palavra “Documento” e no lado direito o número de página, para isso devemos então seguir o seguinte procedimento:

1. Após abrir a edição do cabeçalho e rodapé (header and footer), dando dois cliques no rodapé (ou no cabeçalho, no entanto como o que vamos editar é o rodapé, devemos dar dois cliques nele), devemos dar um clique em “Insert Alignment Tab” na área Position do separador Design da Ribbon:

2. Na nova janela que surge, na secção “Alignment” devemos selecionar Left e clicar em ok:

3. Escrevemos o texto que desejamos que fique à esquerda do rodapé, neste caso “Documento”

4. Repetimos novamente o processo de inserir uma Alignment Tab, mas desta vez em Alignment selecionamos Right:

5. Inserimos o número de página indo a Page Number e depois Current Position:

6. Este será então colocado no lado direito do rodapé, tal como desejamos:

A utilização de Alignment Tabs, é a melhor forma de dispor o que queremos nos cabeçalhos e rodapés. Apesar de neste artigo termos usado só os alinhamentos à esquerda e direita, também os podemos colocar ao centro.

Use e abuse desta funcionalidade para melhorar os seus documentos!

Dúvidas, questões ou sugestões nos comentários, obrigado!

Por vezes, e por forma a dar um aspeto “mais profissional” ao índice do documento, pretendemos alterar o estilo do texto do índice.

Para este exemplo, iremos colocar os pontos principais do índice a negrito (bold), este é um processo como todos os outros bastante simples:

1. Após termos aberto o documento, damos um clique com o botão direito do rato sobre o índice, e selecionamos a opção “Edit Field”:

2. De seguida, e na janela que surge, selecionamos na lista a opção “TOC” e depois damos um clique no botão “Table of Contents”:

3. Irá então surgir a janela “Table of Contents”, aí devemos dar um clique no botão Modify (marcado com “1” na figura seguinte), surgindo depois a seguinte janela, em que devemos selecionar o estilo a alterar (neste caso TOC 1, pois queremos alterar os pontos principais, se fossem os subcaptítulos (Heading2) seria o TOC 2 e por aí em diante) e  clicamos sobre o botão Modify (marcado com “2”):

4. Irá então surgir a janela em que nos permitirá alterar os estilos, neste caso, como queremos colocar a “Bold”, devemos então clicar no botão B (ou N caso tenha o Word em português):

5. Dê um clique no botão OK de cada uma das janelas abertas, e quando aparecer a mensagem “Do you want to replace the selected table of contents”,devemos então dar um clique em ok.

Se fez tudo bem, o índice será então alterado:

Dúvidas, questões ou correções, nos comentários, obrigado!